AI & automatisering

Welke KPI’s helpen je werkelijk je praktijk te sturen?

Redactie Je Praktijk Runnen · 28 oktober 2026 · 3 min leestijd

Een KPI is een kritieke prestatie-indicator: een meetpunt dat je helpt beoordelen hoe een concreet doel zich ontwikkelt. Kies eerst welk besluit je wilt nemen. Leg daarna vast wat je telt, uit welke bron, over welke periode en wat je bij een afwijking onderzoekt. Een dashboard zonder die afspraken kan veel cijfers tonen en toch weinig duidelijk maken.

Kies vanuit de beslissing

Wil je onderzoeken waarom aanvragen niet tot afspraken leiden? Dan zijn websitebezoeken alleen onvoldoende. Je hebt ook gegevens nodig over beoordeelde aanvragen, beschikbare ruimte en opvolging. Wil je weten of je een uitgave kunt betalen, dan is omzet alleen niet genoeg: je moet komende ontvangsten en betalingen bekijken.

Maak een klein overzicht met per meetpunt de definitie, bron, periode, eigenaar en het besluit dat het ondersteunt. Voeg alleen een cijfer toe wanneer het een andere vraag helpt beantwoorden. De onderstaande definities zijn werkvoorstellen, geen verplichte zorgstandaard.

Vier soorten signalen die je kunt kiezen

Aanvragen. Tel unieke eerste aanvragen over een afgebakende periode. Een persoon die drie berichten stuurt over dezelfde vraag telt één keer. Dit laat de omvang van het contact zien, niet de geschiktheid of kwaliteit.

Passende en geplande aanvragen. Deel administratief passende aanvragen door alle beoordeelde aanvragen. Beschrijf wat ‘passend’ betekent, zoals daadwerkelijk aangeboden dienst of locatie. Laat inhoudelijke geschiktheid voor zorg door de bevoegde professional beoordelen. Leg voor de stap naar een afspraak apart vast welke groep je als noemer gebruikt.

Bezetting. Deel gerealiseerde afspraakgebonden uren door de daarvoor beschikbare uren. Houd geplande uren apart. De gids over capaciteit en bezetting werkt de uren en buffers uit. Een percentage zegt zonder die definitie weinig.

Financiële ruimte. Bekijk resultaat naast ontvangsten, betalingen en komende verplichtingen. Maak geen algemene score van het banksaldo. De financiële basisgids laat zien waarom winst en beschikbaar geld verschillen.

Een aanvraagcohort met veertig unieke vragen

Een fictieve praktijk volgt veertig aanvragen uit één maand. Op de controledatum zijn er 38 beoordeeld, waarvan dertig administratief bij het aanbod passen. Het passende aandeel is 30÷38×100 ≈ 78,9%. Twee aanvragen zijn nog open en blijven zichtbaar buiten de beoordeelde groep.

Van de dertig passende aanvragen zijn er 24 ingepland. Dat is 80% van de passende aanvragen. Deel je dezelfde 24 door alle 38 beoordeelde aanvragen, dan is het ongeveer 63,2%. Beide kunnen een bruikbare vraag beantwoorden, maar je mag ze niet onder dezelfde naam vergelijken. Noteer ook de controledatum: sommige aanvragen kunnen later alsnog worden ingepland.

Een lager percentage bewijst geen slechte opvolging. Er kunnen geen passende tijden beschikbaar zijn of mensen kunnen zelf afzien van een afspraak. Onderzoek de verklaring voordat je een proceswijziging kiest. De cijfers zeggen niets over de kwaliteit van de geleverde begeleiding of behandeling.

Maak een vaste bespreking klein genoeg om te gebruiken

Vergelijk dezelfde definities en noteer registratieveranderingen. Laat bijvoorbeeld maandelijks de eigenaar nagaan welke aanvragen nog open zijn en wat de reden is. Kies één vervolgactie, met verantwoordelijke en datum. Een onvolledige bron krijgt een toelichting; onbekend is geen nul.

Gebruik voor een managementoverzicht geaggregeerde aantallen waar dat volstaat. Deel geen namen, diagnoses of vrije cliëntvragen in marketingoverzichten. Voor noodzakelijke persoonsgegevens houd je de passende systemen en toegangsafspraken aan.

Kies nu één besluit en schrijf het bijbehorende meetpunt volledig uit. Verzamel eerst een beginbeeld. Bepaal daarna of een extra cijfer iets toevoegt of alleen extra werk vraagt.