Organisatie & bedrijfsvoering

Capaciteit en bezetting van je praktijk berekenen

Redactie Je Praktijk Runnen · 28 oktober 2026 · 3 min leestijd

Bereken capaciteit vanuit de tijd die je werkelijk kunt leveren, inclusief voorbereiding en administratie. Bezetting is daarna het deel van die capaciteit dat is ingepland of gerealiseerd. Spreek af welke van die twee je meet; anders vergelijk je verschillende dingen onder dezelfde naam.

Begin met je hele werkweek

Een fictieve praktijkhouder werkt 32 uur per week. Zes uur is nodig voor administratie en organisatie, twee uur voor overleg en ontwikkeling. Er blijven 24 uur over voor afspraken inclusief het werk dat direct bij die afspraken hoort.

Als een afspraak 45 minuten duurt en gemiddeld 15 minuten voorbereiding en verslaglegging vraagt, verbruikt die in dit voorbeeld één uur. De theoretische ruimte is dan 24 afspraken per week. Dit is geen aanbevolen bezetting; vakantie, uitval, onvoorziene taken en verschillen tussen afspraaktypen moeten nog worden verwerkt.

Reken niet met één gemiddelde wanneer het werk verschilt

Een eerste afspraak kan meer tijd vragen dan een vervolg. Ook reistijd, groepen of online dienstverlening hebben een eigen werkbelasting. Maak per afspraaktype zichtbaar hoeveel contacttijd en bijbehorende tijd nodig zijn.

Tien eerste afspraken en twaalf vervolgafspraken vragen samen 15 + 9 = 24 uur. Tweeëntwintig afspraken vullen hier dus dezelfde tijd als vierentwintig afspraken van één uur. Het aantal afspraken alleen vertelt onvoldoende.

Definieer je bezetting

Gebruik bijvoorbeeld gerealiseerde afspraakgebonden uren gedeeld door beschikbare afspraakgebonden uren. Bij 18 gerealiseerde uren op 24 beschikbare uren is dat 75%. Vermeld periode, definitie en wat je met annuleringen doet. Geplande bezetting kan hoger zijn dan gerealiseerde bezetting.

Onderzoek bij een hoge bezetting of administratie naar avonden verschuift. Bij lage bezetting kijk je eerst of je aanbod, instroom en planning aansluiten. Er bestaat in dit artikel geen universeel ideaalpercentage.

Verbind tijd aan geld en kwaliteit van uitvoering

Gebruik beschikbare tijd als aanname in je begroting. De KVK-route voor financiële planning helpt opbrengsten en kosten samen bekijken; bovenstaande tijdsformules zijn een eigen praktisch werkmodel. Vul ze met een representatieve eigen periode en houd afwijkingen zichtbaar.

Kies vervolgens één aanpassing: een realistischer afspraakduur, vaste administratietijd of minder beschikbare slots. Kijk daarna of het werk binnen de geplande uren past.