AI & automatisering
Waar kun je automatiseren in je praktijk? Begin bij het proces
Automatiseer een taak wanneer de invoer, regels en gewenste uitkomst voldoende duidelijk zijn en je uitzonderingen kunt opvangen. Kies niet eerst een tool. Onderzoek welk terugkerend werk je wilt verminderen en wat er kan misgaan wanneer het automatisch gebeurt.
Splits uitvoeren en beslissen
Een vaste regel kan bijvoorbeeld bepalen dat een intern taakbericht ontstaat na een statuswijziging. Dat is iets anders dan beoordelen welke zorg iemand nodig heeft. Generatieve AI kan tekst voorstellen, maar maakt de beoordeling daarvan niet overbodig.
Beschrijf daarom per stap: welke gegevens komen binnen, wat moet er gebeuren, wie mag beslissen en wanneer neemt iemand over? Wanneer medewerkers het proces nu verschillend uitleggen, is verduidelijken meestal de eerste stap.
Kies een afgebakende eerste proef
Een fictieve praktijk wil minder tijd kwijt zijn aan het bijhouden van een interne voorraadlijst. De eerste proef gebruikt alleen artikelen en aantallen. Wanneer een minimum wordt bereikt, ontstaat een interne besteltaak. Een medewerker controleert die voordat een bestelling wordt geplaatst.
Deze proef heeft een duidelijk begin, een controlepunt en een beperkte foutimpact. Een automatische reactie op inhoudelijke cliëntvragen zou andere risico’s en beoordelingen vragen en is geen logische uitbreiding van dit voorbeeld.
| Vraag | Voor de proef vastleggen |
|---|---|
| Trigger | Welke gebeurtenis start het proces? |
| Invoer | Welke velden zijn echt nodig? |
| Regel | Wat gebeurt er met die invoer? |
| Controle | Hoe herken je een verkeerde uitkomst? |
| Uitzondering | Wie behandelt onduidelijke situaties? |
| Herstel | Hoe zet je het proces uit en herstel je fouten? |
Reken onderhoud mee
Vergelijk niet alleen handwerktijd met de looptijd van de automatisering. Tel inrichting, controle, foutafhandeling en onderhoud mee. Een taak van vijf minuten die zelden voorkomt kan minder opleveren dan het onderhouden van de koppeling kost.
Noteer vóór de proef hoeveel tijd het proces vraagt en welke fouten voorkomen. Vergelijk dat na een afgesproken aantal uitvoeringen, zonder op basis van één geslaagde test al algemene besparing te claimen.
Maak AI een afzonderlijke keuze
Is de regel vast, dan heb je mogelijk geen generatieve AI nodig. Wil je AI gebruiken, beoordeel doel, gegevens, toepassing en controle afzonderlijk. De AP-handreiking generatieve AI en AVG is daarvoor een officiële ingang, geen goedkeuring van jouw proces.
Werk nu één proces uit met de tabel. Kun je de uitzondering en herstelroute niet beschrijven, houd dan eerst een menselijke uitvoeringsstap.
VERDER MET JE PRAKTIJK
Praktijksoftware kiezen vanuit je werkprocessen