Organisatie & bedrijfsvoering
Volle agenda, weinig ruimte: waar gaat je werktijd naartoe?
Onderzoek eerst welk noodzakelijk werk buiten je planning valt. Een volle afspraakagenda laat alleen zien wat daarin is opgenomen. Contact, herstelwerk en organisatie kunnen daarnaast blijven bestaan. Meer cliënten of een nieuwe planningstool zijn pas te beoordelen wanneer dat verschil duidelijk is.
Houd een gewone werkperiode bij
Noteer gedurende enkele representatieve dagen of weken welke taken je uitvoert en of ze gepland waren. Gebruik brede categorieën zoals afspraakwerk, administratie, contact, overleg en herstelwerk. Registreer geen cliëntinhoud in je tijdsonderzoek. Het doel is de werkbelasting zien, niet iedere minuut van een persoon beoordelen.
Schrijf bij terugkerende onderbrekingen wat de aanleiding was. Een telefoontje kan noodzakelijk contact zijn, maar ook een gevolg van onduidelijke informatie. Het aantal onderbrekingen alleen vertelt nog niet welke verklaring klopt.
Een fictieve week van 32 die 40 uur werd
Een praktijkhouder plande 24 uur afspraakgebonden werk, zes uur administratie en twee uur overleg: 32 uur. In de uitvoering bleef het afspraakwerk 24 uur, maar administratie vroeg negen uur. Daarnaast kwamen drie uur contact en twee uur herstel van fouten bij. Samen werd dat 40 uur.
Het verschil is niet alleen ‘een drukke week’. Drie uur administratie was onderschat, drie uur contact stond nergens en twee uur ging naar herstel. De bedragen zijn uren uit een fictief voorbeeld, geen norm. Bij jou kan de verdeling anders zijn; noodzakelijke pauzes en speling moeten ook een echte plek krijgen.
Kies een ingreep die bij de oorzaak past
Bij onderschat werk maak je de tijdsaanname realistischer. Bij dubbel werk onderzoek je welke bron of overdracht onduidelijk is. Bij een taak zonder eigenaar leg je de verantwoordelijkheid vast. Een taak die elders wordt uitgevoerd vraagt nog steeds tijd en controle; uitbesteden wist het werk niet uit.
De fictieve eigenaar begint bij de twee uur herstelwerk en onderzoekt één terugkerende fout. Dat kan minder afspraakruimte vragen tijdens de proef. Een mogelijke latere besparing wordt pas een uitkomst wanneer de uitvoering dat laat zien.
Verbind het inzicht aan een weekkeuze
Gebruik capaciteit en bezetting berekenen om de boekbare ruimte opnieuw vast te stellen. Een terugkerende taak leg je vast in een werkinstructie. Noteer vervolgens welke wijziging je uitvoert en wanneer je geplande en werkelijke tijd opnieuw vergelijkt. Een langere takenlijst is geen extra ruimte.
VERDER MET JE PRAKTIJK
Een werkweek plannen met ruimte voor cliënten én de onderneming