Organisatie & bedrijfsvoering

Een werkinstructie maken die je zelf en met anderen kunt gebruiken

Redactie Je Praktijk Runnen · 28 oktober 2026 · 3 min leestijd

Een werkinstructie beschrijft hoe één terugkerende taak wordt uitgevoerd, wanneer de taak klaar is en wat iemand bij een afwijking moet doen. Begin met een taak die nu vragen of herstelwerk veroorzaakt. Schrijf vanuit de uitvoerder, met duidelijke handelingen en een herkenbaar eindpunt.

Baken de taak af

‘De administratie doen’ is te breed. ‘Aanvragen uit de algemene mailbox van een status en eigenaar voorzien’ is beter afgebakend. Leg vast wanneer de instructie begint, welke toegang nodig is en wat er aan het einde moet zijn veranderd.

Neem geen wachtwoorden, cliëntgegevens of andere gevoelige gegevens op in het document. Beschrijf rollen en verwijs naar de passende toegangsprocedure.

Fictieve instructie: een algemene aanvraag opvolgen

Doel: iedere nieuwe algemene aanvraag heeft een eigenaar en vervolgstap.

Start: er staat een nieuw bericht in de afgesproken algemene mailbox.

Uitvoerder: de aangewezen medewerker van die werkdag.

1. Controleer of het bericht een algemene vraag, afspraakvraag of inhoudelijke zorgvraag bevat.
2. Zet algemene vragen op de werklijst volgens de geldende privacyafspraken.
3. Ken één eigenaar toe en noteer de afgesproken vervolgstap.
4. Gebruik voor inhoudelijke zorgvragen de route naar de bevoegde professional; beoordeel die niet zelf op basis van deze instructie.
5. Markeer de aanvraag pas als afgehandeld wanneer antwoord of overdracht is bevestigd.

Afwijking: is geen eigenaar beschikbaar, gebruik dan de vastgelegde vervangingsroute. Bestaat die niet, dan is de instructie nog niet uitvoerbaar.

Klaar: het bericht is afgehandeld of aantoonbaar overgedragen met een eigenaar en vervolgactie.

Test op de werkvloer

Laat iemand de instructie uitvoeren met een fictief bericht. Geef vooraf geen mondelinge uitleg. Noteer waar de uitvoerder moet gokken, iets niet kan vinden of een keuze niet mag maken. Pas die passages aan en test het gewijzigde deel opnieuw.

Houd versie en eigenaarschap bij

Vermeld een eigenaar, versiedatum en aanleiding voor hercontrole. Een wijziging in software of taakverdeling kan een herziening nodig maken. Bewaar één actuele versie op de afgesproken plek en maak oude versies herkenbaar.

De beschreven instructie is een organisatiemodel, geen volledige privacy- of kwaliteitsprocedure. Voor zorgaanbieders vormt de CIBG-startersinformatie een officiële ingang om toepasselijke voorwaarden verder te onderzoeken. Kies nu één terugkerende taak en schrijf daarvan eerst het startpunt, eindpunt en de belangrijkste uitzondering op.