Cliëntreis & communicatie

Wat leg je vóór de eerste afspraak uit, en wat kan later?

Redactie Je Praktijk Runnen · 28 oktober 2026 · 3 min leestijd

Geef informatie wanneer iemand die nodig heeft om een keuze te maken of een handeling uit te voeren. Verdeel de uitleg daarom over de website, het eerste antwoord, de bevestiging en eventuele voorbereiding. Eén lange informatiemail is zelden de duidelijkste route.

Vóór iemand contact opneemt

De website moet duidelijk maken wat je doet, voor wie het aanbod bedoeld is, waar je werkt en hoe contact verloopt. Geef feitelijke informatie over kosten of de manier waarop iemand die kan nagaan. Beschrijf eventuele verwijzings- of toegangsvoorwaarden alleen wanneer ze voor jouw aanbod zijn gecontroleerd.

Een bezoeker moet kunnen beoordelen of contact past zonder medische informatie via een algemeen formulier te hoeven delen. De informatie op je website vervangt geen individuele professionele beoordeling.

Na een aanvraag

Bevestig ontvangst en maak de volgende stap duidelijk. Een fictieve praktijk schrijft: ‘We hebben je aanvraag ontvangen. We nemen op onze eerstvolgende werkdag contact op om de vervolgstap af te stemmen.’ Zo’n tekst is alleen bruikbaar wanneer de praktijk de genoemde opvolging werkelijk kan leveren.

Leg bij onduidelijke of ontbrekende informatie uit welke veilige route iemand kan gebruiken. Herhaal geen gevoelige details in een automatisch antwoord. Stel medische voorbereiding niet zelf samen wanneer die door een behandelaar moet worden bepaald.

Bij het plannen van de afspraak

Zet datum, tijd, plaats en het wijzigen van een afspraak voorop. Voeg alleen noodzakelijke voorbereiding toe. Verwijs bij uitgebreidere uitleg naar een duidelijke pagina of passende beveiligde omgeving, afhankelijk van de inhoud.

Gebruik deze verdeling:

Laat informatie toetsen op bruikbaarheid

Laat iemand zonder voorkennis de route doorlopen. Vraag waar die de ingang, voorbereiding en wijzigmogelijkheid zou zoeken. Corrigeer onduidelijkheid vóór je meer uitleg toevoegt. De beste oplossing kan een kortere tekst of andere plek zijn.

Controleer beroeps- en wettelijke eisen afzonderlijk. Het CIBG-startersoverzicht is een ingang voor zorgaanbieders, geen universele lijst voor elke praktijk. Maak daarna je afspraakbevestiging passend bij je eigen route.